Przedsądowe wezwanie do zapłaty – co wpisać i jak to ogarnąć przy problemach z płynnością?

Prowadzę małą firmę w spółce i mamy teraz słabszy okres, rozważamy restrukturyzację, a jednocześnie utknęła nam jedna większa niezapłacona faktura od kontrahenta już po terminie. Chciałabym wysłać przedsądowe wezwanie do zapłaty, ale nie wiem, co konkretnie powinno się w nim znaleźć, żeby miało sens (kwota, termin, odsetki, numer faktury, ostrzeżenie o sądzie?) i jak je najlepiej doręczyć, żeby potem nie było gadania, że „nie dotarło”. Z drugiej strony sami dostaliśmy ostatnio takie wezwanie od dostawcy, gdzie część kwoty kwestionujemy przez reklamacje, i boję się, że jak odpiszę źle, to sobie tylko zaszkodzę. Czy w odpowiedzi lepiej od razu opisać, co jest sporne i dołączyć dowody, czy napisać krótko, że sprawa jest w toku i zaproponować ugodę albo raty? I czy w obu przypadkach warto prosić o potwierdzenie odbioru/stanowiska na piśmie, żeby potem mieć jasny ślad?